Nhiều người đang băn khoăn cách lắp đặt phòng họp trực tuyến cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, bước vào thời kỳ 5.0, ngày càng có nhiều tổ chức, doanh nghiệp sử dụng công nghệ trực tuyến vào các cuộc họp. Giải pháp này giúp giải quyết mọi công việc hiệu quả hơn, cùng với đó là tiết kiệm thời gian cũng như chi phí đi lại. Thiết kế phòng họp trực tuyến như thế nào? lắp đặt hệ thống họp trực tuyến ra sao, sẽ được chúng tôi giải đáp trong bài viết dưới đây.

Cách lắp đặt phòng họp trực tuyến cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Việc setup phòng họp trực tuyến cho một doanh nghiệp vừa và nhỏ hay khối cơ quan tổ chức thực sự không hề khó giống như lắp đặt những hệ thống họp trực tuyến, hội nghị truyền hình quy mô lớn. Cùng với đó, kinh phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra cũng không lớn, tiết kiệm đáng kể mức đầu tư ban đầu. Tuy nhiên, mục đích mà chúng ta muốn hướng tới là lắp đặt phòng họp trực tuyến phải đảm bảo đủ các yếu tố chính đó là: hình ảnh cần rõ ràng, sắc nét, âm thanh to, rõ và ít tạp âm. Đó là những tiêu chí tối thiểu mà một phòng họp trực tuyến cần đáp ứng được.

Lên phương án cho một phòng họp trực tuyến

Xác định quy mô phòng họp, số lượng người tham gia thường trực, đây là bước đầu tiên trong cách lắp đặt phòng họp trực tuyến cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đa phần các doanh nghiệp, tổ chức thường tận dụng phòng họp giao ban làm nơi họp trực tuyến, do đó diện tích phòng rộng hay nhỏ cũng ảnh hưởng khá nhiều đến việc lựa chọn thiết bị họp trực tuyến, đặc biệt là thiết bị âm thanh cho phòng họp. Nếu phòng họp rộng, đông nhân viên, cần bố trí thêm loa để mọi người có thể nghe rõ, phòng nhỏ thì có thể tận dụng loa của máy tính, laptop hoặc thậm chí một vào dòng micro có kèm loa cho âm thanh cũng rất rõ ràng.

Quy trình lắp đặt phòng họp trực tuyến

1. Chuẩn bị thiết bị

Sau khi đã xác định xong quy mô của phòng họp, chúng ta tiến hành chuẩn bị thiết bị phần cứng. Ở đây chúng ta sẽ loại bỏ phương án sử dụng điện thoại thông minh làm thiết bị họp do không phù hợp.

• Thiết bị trình chiếu: Các bạn có thể tận dụng PC, laptop, tivi các thiết bị trình chiếu sẵn có, không cần phải trang bị thiết bị chuyên nghiệp gây lãng phí. Webcam họp trực tuyến cũng là thiết bị không thể thiếu, thông thường PC, tivi sẽ không có camera, camera của laptop lại không đáp ứng được yêu cầu hình ảnh khi đưa ra màn lớn hoặc chất lượng, độ phân giải không cao. Đầu tư một chiếc webcam họp trực tuyến sẽ mang đến chất lượng hình ảnh rõ nét phục vụ rất tốt công việc trong nhiều cuộc họp như trình chiếu, thuyết trình,…Hình ảnh lắp đặt hệ thống họp trực tuyến khuyên dùng các thiết bị đơn giản có cổng USB.
• Âm thanh: Các doanh nghiệp vừa và nhỏ diện tích của phòng họp thường không quá lớn, do đó, âm thanh sẽ không bị vọng, vang hoặc nhại tiếng. Đưa âm thanh đầu ra các bạn có thể tận dụng loa của thiết bị trình chiếu như tivi, laptop hoặc đầu tư một bộ loa vi tính giá rẻ. Đối với âm thanh đầu vào, chúng ta nên lựa chọn các dòng micro họp trực tuyến tương thích, dễ sử dụng đối với PC, laptop, đó là các dòng micro cổng USB hoặc cổng 3.5mm, chỉ cần cắm là có thể sử dụng được ngay.
• Phần mềm: Có rất nhiều phẩn mềm, ứng dụng họp trực tuyến miễn phí phổ biến hiện nay như Zoom, Google Meet, Skype,…Lựa chọn giữa các đầu cầu cần đồng bộ, dùng chung một phần mềm.
• Mạng Internet: Chúng ta có thể sử dụng wifi, 4G-5G, tuy nhiên, khuyên các bạn sử dụng mạng Lan để duy trì tín hiệu ổn định trong các cuộc họp.

2. Lắp đặt

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ thiết bị cũng như phần mềm, cách bố trí phòng họp trực tuyến cũng rất quan trọng. Bạn cần xác định vị trí chủ tọa để lắp đặt các thiết bị, với các thiết bị hình ảnh, âm thanh, có cổng USB hay 3.5, chúng tôi muốn hướng dẫn cho các bạn cách tối đơn giản nhất. “Plug and play” chỉ cần cắm là dùng, đối với một số hệ điều hành trên máy tính, chúng ta chỉ cần một vào thao tác thiết đặt chọn đầu vào là có thể kết nối nhanh chóng.

3. Thử nghiệm

Test là bước cuối cùng trong xây dựng phòng họp trực tuyến, đây là bước khá quan trọng để đánh giá chất lượng của mỗi cuộc họp. Thử một cuộc gọi cho nhau trên phần mềm họp trực tuyến là cách đơn giản nhất để quan sát hình ảnh đã rõ ràng, sắc nét hay chưa, âm thanh có ổn định không qua đó đưa ra những điều chỉnh cho phù hợp nhất.

Tham khảo: Hướng dẫn kết nối bộ họp trực tuyến đơn giản || Kết nối thiết bị với các nền tảng phổ biến

Như vậy là chúng ta đã vừa cùng nhau tìm hiểu cách lắp đặt phòng họp trực tuyến cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Với việc tận dụng những thiết bị sẵn có và chi phí bỏ ra không quá lớn đối với những thiết bị thực sự cần thiết, thiết lập phòng họp trực tuyến là vô cùng đơn giản phải không nào. Chúc các bạn có những buổi họp trực tuyến thành công, duy trì công việc và an toàn trong mùa dịch.